CR Réunion 7 Juillet
Réunion Marché de Noël du mercredi 7 juillet 2021
Présents : D. Soulayres, D. Fontaine, J Pirastu, B. Jacquot, M Pradayrol, F. Castanier, G. Madéiro, N.Morin, N.Moules , J. Madéiro, JC Cubaynes, A. Morin, M.Moules, JL Soulayres, N. Ahfir
Excusés : C. Lenoir, JY. Lenoir, C. Calvo, M. Cubaynes, F. Grimaldi, P.Pabois, R Cruzol, F Carbonier, P.Castanier
Emplacement du marché de Noël du samedi 27 novembre 2021 :
Après un tour de table, il a été décidé que le marché de Noël 2021 sera organisé dans sa nouvelle forme avec une extension vers la place du Canal et la rue de la Ville jusqu’au presbytère.
Sur la place du Canal sera implanté le grand chapiteau pour recevoir la restauration, la buvette et si le temps est mauvais l’apéro musical. Le chapiteau 12 x 6 m de la mairie pour l’animation enfant sera réservé. Des animations auront lieu sur la petite place devant la charcuterie.
Rue de la Ville : de nouvelles places sont disponibles pour les exposants, chapelle de Pénitents, maison des Consuls, place de l’ancien Trel,…
Quartier du Barry : les places pour les exposants sont rue du Barry, rue de la Baronnie, rue des Albigeois, etc…
Dans sa nouvelle formule il faudra repenser l’organisation générale du Marché de Noël
Les heures d’ouvertures du marché (11h à 21h)
Lieux des exposants et l’horaire d’arrivée
Les éclairages
La restauration
La buvette
Les animations (14h à21h)
La sécurité
Point sur la sécurité :
Cette nouvelle organisation du Marché de Noël vers la place du Canal et la rue de Ville ne peut se faire que si la place du Canal et la rue de la Ville sont fermées à la circulation.
Un rendez-vous sera pris avec Mr le Maire pour lui exposer notre nouvelle organisation du Marché de Noël 2021.
Mise en place des commissions :
Vous trouverez en pièce jointe la liste des commissions avec le nom des responsables.
Il est évoqué une surcharge de travail pour certains. Aussi, vous trouverez une liste des tâches à réaliser pour chaque commission, liste non exhaustive, afin de vous organiser au mieux et de trouver les bénévoles pour vous aider. Nous pouvons faire appel aux bénévoles du Luzathlon ou à des connaissances.
Nous rappelons que nous sommes une association de bénévoles où chacun s’engage selon sa disponibilité.
Afin de préparer le programme du Marché de Noël Jean-Luc Soulayres demande que celui-ci lui soit donné début septembre. A savoir programme des animations, la restauration, et les heures du marché de Noël.
Nous avons fini la réunion par un repas convivial je remercie Gloria, Nicole, José et Alain pour l’avoir préparé.
Compte – rendu de la réunion du lundi12 juillet avec Mr le maire:
Eté présents : B. Piazer, F. Carbonnier, D. Soulayres et N. Ahfir
Nous avons exposé la nouvelle organisation du Marché de Noël du samedi 27 novembre 2021 et les contraintes.
Extension du marché de Noël sur la place du Canal et la rue de la ville jusqu’au presbytère.
Installation du grand chapiteau sur la place du canal.
Installation du chapiteau 18mx6m pour l’animation des enfants.
L’accès à la chapelle des pénitents et la maison des consuls pour les exposants.
Points des branchements électriques.
Les points de fixations des élingues sur les maisons.
L’aide des employés municipaux.
Aide financière pour les éclairages de la rue de la Ville.
Sécurité de la place du canal et la rue de la ville en interdisant la circulation.
Extension du marché de Noël sur la place du Canal et la rue de la ville jusqu’au presbytère.
Mr le maire est favorable à notre idée.
L’installation du grand chapiteau sur la place du Canal :
Il faut que le chapiteau soit fixé au sol, des ancrages seront nécessaires. Une réunion sera programmée avec le service technique de la mairie.
Pour des mesures de sécurité, il est interdit de cuisiner sous le chapiteau.
L’installation du chapiteau 18m x 6m pour l’animation des enfants
La mairie s’en charge.
Accès à la Chapelle des Pénitents et la Maison des Consuls pour les exposants
L’accès à la Maison des Consuls et la Chapelle nous est autorisé. Nous nous rapprocherons de la personne qui gère les expositions.
Points des branchements électriques
Des points de branchements sont prévus
Les points de fixations des élingues sur les maisons
A nous de faire les demandes auprès des propriétaires des maisons.
L’aide des employés municipaux
Nous aurons l’aide des employés municipaux équipés d’une nacelle.
Aide financière pour les éclairages de la rue de la ville
Il n’est pas prévu d’achat cette année par la mairie
Sécurité de la place du Canal et de la rue de la Ville en interdisant la circulation
La place du Canal sera fermée à la circulation de 11h à 21h. La mairie se charge de faire la demande. Il faudra prévoir des voitures pour fermer la place, la rue de la Ville et les rues du quartier du Barry.
Merci aux responsables de commissions de programmer des réunions. Les convocations seront aussi adressées à D. Soulayres, J. Pirastu et N. Ahfir. Les décisions finales seront validées en réunion avec les responsables de chaque commission et les membres du bureau.
Nous vous souhaitons de passer de bonnes vacances.
A bientôt !
Cordialement
D. Soulayres, J. Pérastu et N. Ahfir.
Commissions
Emplacements du Marché de Noël :
Les lieux des exposants
L’heure 11h à 21h
Les éclairages
La restauration
Buvette
Les animations
La sécurité
Les exposants : responsables M. Cubaynes et JL. Soulayres
Les sélectionner, définir le nombre et contacter les exposants
Les emplacements
Le nombre de personnes pour les installer
La signalétique
Eclairage : se rapprocher des responsables
La décoration : responsables D. Soulayres et D. Fontaine
Budget (décoration et éclairage 1400€)
Quelle décoration ?
Contacter les autres associations
Solliciter les habitants du bourg
Eclairage : responsables A. Morin et N. Ahfir
Budget : voir déco
Revoir son schéma dans sa globalité
Placer des élingues entre les maisons
Nacelle mairie
Echelles
Petit outillage
Publicité : responsables JL. et D. Soulayres et P. Pradayrol
Affiches, banderoles, kakémonos
Mise en place et enlèvement
Demande d’autorisations aux mairies
réseaux sociaux, tambourinaïre
Animations : responsables C. Calvo et B. Jacquot
Budget (1 400€)
Ferme
Kinomad
Apéro musical
Echassier, cracheur de feu, sculpteur de ballons
Tambourinaïre
Orgue de barbarie
Bandonéon
Cirque : se rapprocher du comité des fêtes
Batufraka
Retraite aux flambeaux
Chorale
Restauration : responsables : P Castanier et F. Carbonnier
Emplacement
Type de restauration
Horaires
Buvette : responsables : N. Morin et C.Madéiro
Emplacement
Horaires
Crêpes
Châtaignes
Matériel : responsables : A.Morin et N. Ahfir
Réservation
Mairie, Boissor, etc.…
Sécurité : responsables : P. Pabois et N. Ahfir
Parkings : signalétique
Arrêtés municipaux et autorisations diverses